Sistem menunjukkan 24 unit. Di rak hanya ada 19. Di antara penerimaan barang, jualan, pindahan dan pulangan, lima unit hilang, dan anda hanya tahu semasa stock take.
Stock take ialah cara untuk mengesan perbezaan ini sebelum ia menjadi lebih besar. Panduan ini menerangkan cara membuat persediaan, mengira stok, menyemak perbezaan dan membetulkan rekod. Ia ditulis untuk kedai runcit, pasar mini dan premis F&B di Malaysia.
Apa itu stock take?
Stock take ialah kiraan fizikal semua barang yang anda simpan, kemudian dibandingkan dengan kuantiti dalam rekod. Beza antara kedua-duanya dipanggil perbezaan stok (variance).
Ada dua jenis yang biasa:
- Stock take penuh: kira semua barang, biasanya pada akhir tahun kewangan.
- Kiraan kitaran (cycle count): kira satu bahagian atau kategori pada satu masa, mengikut jadual. Barang laris dan bernilai tinggi dikira lebih kerap.
Berapa kerap perlu buat stock take?
| Jenis stok | Kekerapan dicadangkan |
|---|---|
| Seluruh kedai (kiraan penuh) | Sekurang-kurangnya setahun sekali, pada akhir tahun kewangan |
| Barang bernilai tinggi (telefon, elektrik, barangan berjenama) | Setiap bulan atau minggu |
| Barang laris | Setiap bulan |
| Barang ada tarikh luput (makanan, kesihatan, kecantikan) | Setiap bulan, termasuk semakan tarikh luput |
| Barang lambat laku | Setiap suku tahun |
Senarai semak sebelum stock take
- ☐ Pilih tarikh dan masa di luar musim puncak, contohnya bukan seminggu sebelum Hari Raya, Tahun Baru Cina atau Deepavali.
- ☐ Selesaikan semua dokumen: barang diterima, pulangan pembekal, pulangan pelanggan dan pindahan cawangan.
- ☐ Bekukan pergerakan stok semasa kiraan. Tiada penerimaan barang dan tiada pindahan.
- ☐ Asingkan barang rosak dan luput, dan labelkannya.
- ☐ Kemaskan rak dan stor. Kumpulkan barang yang sama bersama.
- ☐ Petakan kawasan. Nomborkan setiap rak dan bahagian stor.
- ☐ Bentuk pasukan berdua: seorang mengira, seorang mencatat atau menyemak.
- ☐ Sediakan alat: cas pengimbas kod bar atau cetak borang kiraan.
- ☐ Gunakan kiraan buta (blind count): jangan tunjukkan kuantiti sistem kepada pengira.
Langkah demi langkah
1. Kira mengikut kawasan
Selesaikan satu rak sepenuhnya sebelum beralih ke rak lain, dan tandakan rak yang sudah dikira.
2. Kira setiap variasi secara berasingan
Saiz, warna dan saiz pek ialah barang berbeza. “Baju-T, hitam, M” dan “Baju-T, hitam, L” perlu dikira berasingan.
3. Rekod kiraan
Imbas kod bar atau tulis kiraan pada borang untuk lokasi itu.
4. Kira semula barang bernilai tinggi
Minta orang kedua mengira semula barang mahal dan barang yang kiraannya nampak luar biasa.
5. Bandingkan dengan kuantiti sistem
Masukkan kiraan dan jalankan laporan perbezaan: kuantiti sistem, kuantiti dikira dan perbezaan bagi setiap barang.
6. Siasat perbezaan
Jangan terus menukar angka dalam sistem. Semak jualan, penerimaan, pulangan dan pindahan terkini. Selalunya puncanya ialah kesilapan dokumen, bukan stok hilang.
7. Buat pelarasan stok dan catat sebab
Catat sebab bagi setiap pelarasan (rosak, luput, salah terima, tidak diketahui) supaya corak masalah dapat dikesan.
8. Semak dan ambil tindakan
Lihat barang, kawasan atau cawangan yang paling banyak perbezaan, dan betulkan puncanya.
Punca biasa perbezaan stok
| Punca | Apa yang perlu disemak |
|---|---|
| Jualan atau pulangan tidak direkod | Jualan manual, bil dibatalkan, bayaran balik |
| Kesilapan penerimaan barang | Penghantaran pembekal vs invois vs apa yang dimasukkan |
| Pindahan tanpa rekod | Stok dipindah antara cawangan atau dari gudang |
| Salah variasi dijual atau diimbas | Saiz/warna tertukar |
| Barang rosak atau luput tidak dihapus kira | Barang dibuang tanpa pelarasan |
| Kecurian | Kehilangan berulang pada barang atau kawasan yang sama |
Tip untuk perniagaan di Malaysia
- Stok penutup akhir tahun penting untuk akaun. Nilai stok penutup mempengaruhi kos jualan dan keuntungan tahunan.
- Simpan rekod kiraan. Perniagaan di Malaysia secara amnya perlu menyimpan rekod perniagaan selama 7 tahun.
- Perniagaan berbilang cawangan: kira semua cawangan pada hari yang sama, dan bekukan pindahan sehingga semua selesai.
- F&B: kira bahan mentah dalam unit belian (kg, botol, pek) dan rekod pembaziran setiap hari.
Bagaimana sistem kawalan stok membantu
Sistem kawalan stok Synergy memastikan kuantiti sistem tepat di antara kiraan, jadi stock take kurang kejutan:
- Stock take dengan kod bar menggunakan pengumpul data mudah alih atau scanner client
- Laporan perbezaan automatik antara kiraan fizikal dan kuantiti sistem
- Stok semua cawangan dalam satu paparan, dengan rekod pindahan
- Nombor siri, batch dan tarikh luput dijejak dengan betul
Synergy berkhidmat untuk perniagaan Malaysia sejak 2011 dengan 6,000 pelanggan, dijual dengan lesen sekali bayar dan berfungsi tanpa internet. Baca juga panduan dalam Bahasa Inggeris.
Soalan lazim
Apakah perbezaan antara stock take dan kawalan stok?
Stock take ialah kiraan fizikal sekali-sekala. Kawalan stok ialah proses berterusan untuk mengekalkan kuantiti yang betul dan rekod yang tepat.
Perlukah kedai ditutup semasa stock take?
Tidak semestinya. Untuk kiraan penuh, banyak kedai mengira selepas tutup atau sebelum buka. Kiraan kitaran boleh dibuat semasa waktu operasi.
Apa itu kiraan buta?
Pengira mencatat apa yang dilihat tanpa mengetahui kuantiti sistem, supaya kiraan tidak dipengaruhi jangkaan.
Bagaimana mempercepatkan stock take?
Buat persediaan, petakan kawasan, kira berdua dan gunakan pengimbas kod bar. Kiraan kitaran yang kerap juga mengurangkan masalah semasa kiraan akhir tahun.
Lihat cara Synergy mempercepatkan stock take. Tempah demo.
